Die folgenden Hinweise sollen einen kurzen Leitfaden zum leichteren Verständnis der jährlichen Betriebskostenabrechnung darstellen. Sie erheben nicht den Anspruch auf Vollständigkeit.
Was sind Betriebskosten?
Betriebskosten sind Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum an einem Grundstück oder durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes laufend entstehen, soweit sie nicht vom Mieter außerhalb der Miete unmittelbar getragen werden.
Voraussetzungen für die Umlage von Betriebskosten
Die Betriebskostenumlage im freifinanzierten Wohnungsbau regelt der § 556 BGB. Voraussetzung für die Umlage von Betriebskosten auf den Mieter ist jedoch, dass zwischen den Mietparteien im abgeschlossenen Wohnungsmietvertrag eine eindeutige Vereinbarung zur Umlage dieser Kosten getroffen wurde, oder eine einseitige Erklärung des Vermieters entsprechend der Regelungen der Betriebskosten-Umlageverordnung vom 17. Juni 1991 vorliegt.
Die umlagefähigen Betriebskosten sind seit dem 1. Januar 2004 in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) geregelt. Betriebskosten, die nicht ausdrücklich gegenüber dem Mieter im Mietvertrag vereinbart oder wirksam einseitig in das Vertragsverhältnis eingeführt wurden, sind nicht abrechenbar, sondern mit der vereinbarten Miete abgegolten.
Umlagefähige Betriebskosten:
- Laufende öffentliche Lasten des Grundstücks
- Wasserversorgung
- Entwässerung
- Heizungskosten
- Warmwasserkosten
- Kosten verb. Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen
- Aufzug
- Straßenreinigung und Müllbeseitigung
- Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
- Gartenpflege
- Allgemeinbeleuchtung
- Schornsteinreinigung
- Sach- und Haftpflichtversicherung
- Hauswart
- Gemeinschaftsantenne bzw. Breitbandkabelnetz
- Einrichtungen für die Wäschepflege
- Sonstige Betriebskosten
Abrechnungsfristen
Der Zeitraum, innerhalb dessen nach Ablauf der Abrechnungsperiode die Betriebskostenabrechnung zu erstellen ist, ist seit der Mietrechtsreform 2001 im preisfreien Mietrecht gesetzlich definiert. Danach muss die Abrechnung spätestens binnen eines Jahres nach Ende des Abrechnungszeitraumes erfolgen. Bei späterer Abrechnung verliert der Vermieter den Anspruch auf Nachzahlung von Betriebskosten. Der Mieter ist berechtigt, seine Betriebskostenvorauszahlungen einzustellen, wenn der Vermieter nicht innerhalb der gesetzlichen Frist abrechnet. Es wird sogar vertreten, dass der Mieter die gesamten Vorauszahlungen des Abrechnungszeitraumes zurückverlangen kann, wenn der Vermieter nicht abrechnet. Etwas anderes gilt nur ausnahmsweise dann, wenn der Vermieter die Verzögerung nicht zu vertreten hat. Wird die Abrechnung fristgerecht erstellt, ist sie inhaltlich korrekt und wird sie durch Nach- oder Rückzahlung ausgeglichen, so ist dieser Abrechnungszeitraum erledigt. Der Mieter kann Einwendungen gegen die Abrechnung ebenfalls bis zum Ablauf des 12. Monats erheben. Die Zahlung bzw. vorbehaltlose Entgegennahme einer Zahlung wird allerdings als Anerkenntnis der Richtigkeit der Abrechnung verstanden mit der Folge, dass dann Einwendungen ausgeschlossen sind: Weder kann der Mieter nachträglich einwenden, dass er zuviel bezahlt habe, noch kann der Vermieter nachträgliche Korrekturen verlangen, wenn er merkt, dass er etwas vergessen hat. Durch Zahlung erledigte Betriebskostenabrechnungen sind und bleiben abgeschlossen.
Wirtschaftseinheit
Bei der Abrechnung von Betriebskosten können mehrere Gebäude oder Aufgänge zu einer Wirtschaftseinheit zusammengefasst werden. Die angefallenen Gesamtbeträge werden dann je nach vertraglicher Vereinbarung auf die Anteile der einzelnen Mieter umgelegt. Eine Wirtschaftseinheit kann bei einheitlicher Verwaltung der Gebäude gebildet werden oder wenn die Gebäude direkt nebeneinander stehen und es keine wesentlichen Unterschiede bei Nutzung und Wohnwert gibt. In der Regel ist die Gesamtnutzfläche aller zur Wirtschaftseinheit gehörenden Wohnungen auch die Bezugsbasis für die Abrechnung der meisten Betriebskostenarten.
Betriebskosten bei Leerstand oder Mieterwechsel
Leer stehende Wohnungen werden in die Verteilung der Betriebskosten einbezogen, da sie Bestandteil der Gesamtnutzfläche der Abrechnungseinheit sind. Betriebskosten werden Ihnen allerdings nur für die Zeit der tatsächlichen Nutzung Ihrer Wohnung berechnet. Den Anteil für die übrige Zeit tragen Vor- bzw. Nachmieter oder, wenn die Wohnung leer steht, wir als Vermieter.
Einsichtnahme in die Abrechnungsunterlagen durch den Mieter
Jeder Mieter hat das Recht, die Abrechnung seines Vermieters zu überprüfen. Um von diesem Recht Gebrauch machen zu können, darf der Mieter Einsicht in die Abrechnungsunterlagen des Vermieters nehmen. Dieses Recht zur Einsichtnahme in die Abrechnungsunterlagen beinhaltet nach einem Grundsatzurteil des Bundesgerichtshofs (Az: VIII ZR 78/05) im frei finanzierten Mietwohnungsbau allerdings nicht einen Anspruch des Mieters, die Abrechnungsbelege zugesandt zu bekommen. Vielmehr soll dem Vermieter in einem persönlichen Gespräch Gelegenheit zur Erläuterung der Abrechnung gegeben werden. Nur für den Fall, dass es dem Mieter unzumutbar ist beim Vermieter vorstellig zu werden (z.B. sehr große Entfernung), sind die Belege zuzusenden.
Aus Servicegesichtspunkten senden wir jedoch jedem Mieter auf Anfrage gerne Kopien der Abrechnungsbelege zu. Wir bitten um Verständnis, dass wir dies im Einzelfall von der Übernahme der anfallenden Kosten abhängig machen. Bedenken Sie dabei, dass in der Regel vor Ort Ihre Fragen schneller und besser zu klären sind. Gerne können Sie dabei auch eine Person Ihres Vertrauens hinzuziehen.