Hier können Sie sich ein Musterschreiben der Betriebsksotenabrechnung 2008 der StWB Wohnen GmbH in Ruhe anschauen.
Die wesentlichen Positionen werden im Folgenden einzeln erklart.
Anschreiben
Bei der Seite 1 der Ihnen vorliegenden Abrechnungsunterlagen handelt es sich um das allgemeine Anschreiben zur Betriebskostenabrechnung.
Diesem können Sie oben rechts das Abrechnungsdatum, den zuständigen Sachbearbeiter und die Mietvertragsnummer entnehmen.
In der „Betreffzeile“ ist der Abrechnungszeitraum angegeben. Der Abrechnungszeitraum ist immer gleich dem Kalenderjahr, also vom 01.01. bis zum 31.12. Sollten Sie kein volles Kalenderjahr in der abzurechnenden Wohnung gewohnt haben, so ist der entsprechend kürzere Abrechnungszeitraum angegeben.
Sodann ist die Mietobjektnummer und die Lage des Mietobjekts nach Straße, Hausnummer sowie Wohngeschoss wiedergegeben. Für dieses Mietobjekt wurde die Abrechnung erstellt.
Das Anschreiben zur Betriebskostenabrechnung weist primär das Abrechnungsergebnis (Guthaben oder Nachzahlung) aus.
Bei der Überprüfung des Abrechnungsergebnisses berücksichtigen Sie bitte, dass wir auf der sog. Soll-Vorauszahlungs-Basis abgerechnet haben. Die Abrechnung unterstellt also, dass Sie sämtliche mietvertraglich geschuldeten Betriebskostenvorauszahlungen in dem Abrechnungszeitraum auch tatsächlich erbracht haben. Sollten Sie weniger bezahlt haben, so ist der entsprechende Fehlbetrag von einem in der Abrechnung ausgewiesenen Guthaben abzuziehen oder im Falle einer Nachforderung hinzuzurechnen.
Sofern Ihnen ein Betriebskostenguthaben zusteht, werden wir Ihnen dieses erstatten. Bitte überprüfen Sie für diesen Fall, ob uns Ihre aktuellen Bankverbindungsdaten vorliegen.
Weist die Abrechnung hingegen zu Ihren Lasten eine Nachzahlung aus, so überweisen Sie bitte binnen 4 Wochen den geschuldeten Betrag auf das für Sie bei uns geführte Mietenkonto. Sofern uns eine Einzugsermächtigung zu Ihrem Konto vorliegt, brauchen Sie nichts zu tun. Wir werden die Betriebskostennachforderung mit der Miete für den der Betriebskostenabrechnung folgenden Monat einziehen.
Wir nehmen automatisch für jede Abrechnungseinheit eine Hochrechnung der für die nächste Abrechnungsperiode zu erwartenden Betriebskosten vor, um Ihre Vorauszahlungen entsprechend anzupassen. Liegen die von uns geschätzten Kosten höher, werden Ihre Vorauszahlungen erhöht. Damit wollen wir verhindern, dass erhebliche Nachzahlungen auf Sie zukommen. Leider läßt sich diese Absicht wegen der nur schwer vorauszusehenden Preisänderungen insbesondere bei Gas, Wasser und Strom nicht immer umsetzen.
Betriebskostenabrechnung
Auf das Anschreiben zur Betriebskostenabrechnung folgt die eigentliche Abrechnung (Seite 2 ff).
Wichtig für den Einstieg in die Abrechnung ist der Hinweis, dass bei der Abrechnung von Betriebskosten mehrere Gebäude oder Aufgänge zu einer Wirtschaftseinheit zusammengefasst werden können. Die angefallenen Gesamtbeträge werden dann je nach vertraglicher Vereinbarung auf die Anteile der einzelnen Mieter umgelegt. Eine Wirtschaftseinheit kann bei einheitlicher Verwaltung der Gebäude gebildet werden oder wenn die Gebäude direkt nebeneinander stehen und es keine wesentlichen Unterschiede bei Nutzung und Wohnwert gibt. In der Regel ist die Gesamtnutzfläche aller zur Wirtschaftseinheit gehörenden Wohnungen oder Gewerbeflächen auch die Bezugsbasis für die Abrechnung der meisten Betriebskostenarten
Unter der Überschrift "Bemessungen" werden sodann die wesentlichen Liegenschaftsdaten der Wirtschaftseinheit ("Gesamtbemessungen") und der von Ihnen gemieteten Wohnung ("Ihr Anteil") wiedergegeben. So wird beispielsweise die Hauptnutzfläche (Wohnfläche) der Wirtschaftseinheit wie auch Ihrer Wohnung ausgewiesen. Darüber hinaus wird die Anzahl der Wohnungen innerhalb der Wirtschaftseinheit angegeben. Ferner wird mitgeteilt, wie viele Personen im Abrechnungszeitraum sowohl in der Wirtschaftseinheit als auch in Ihrer Wohnung gelebt haben. Sofern die abzurechnende Immobilie mit Heizkostenverteilern ausgerüstet ist, finden Sie auch Angaben zu der Summe der in der Wirtschaftseinheit und in der einzelnen Wohnung gemessenen Verbrauchseinheiten. Sollten alle Wohnungen der Wirtschaftseinheit über Wasserzähler verfügen, sind auch die Wasserverbräuche bezogen auf die Wirtschaftseinheit und bezogen auf die einzelne Wohnung angegeben.
Sind Zähler vorhanden, werden im Abschnitt „Zählerdaten“ für jeden einzelnen Zähler, der Ihre Wohnung betrifft, die Zählerstände zu Beginn und zum Ende der Abrechnungsperiode sowie die Verbrauchswerte aufgeführt.
Je nach Art der Heizung, mittels derer die von Ihnen gemietete Wohnung mit Heizenergie versorgt wird, finden Sie in der Betriebskostenabrechnung unter der Überschrift „Brennstoffdaten“ Auskunft über die Art des Brennstoffs, dessen Bestand zu Beginn der Abrechnungsperiode und zum Ende derselben. Bei lagerfähigen Brennstoffen entspricht der Anfangsbestand dem Restbestand der letzten Abrechnung. Sollte im Abrechnungszeitraum Brennstoff angeschafft worden sein, so sind Zukaufsmenge und Anschaffungspreis ausgewiesen. Wenn in den Wohnungen Warmwasserzähler vorhanden sind, wird der Energiebedarf zur Erwärmung des Warmwassers und damit der prozentuale Anteil der benötigten Energiekosten für Warmwasser an den gesamten Heizkosten mit Hilfe der sogenannten Brennstoffformel ermittelt.
Letztlich schließt sich ein mit „Aufteilungsschritte“ überschriebener Abschnitt an. Hier erfolgt die Aufteilung der gesamten Heiz- und Warmwasserkosten der Wirtschaftseinheit auf die einzelnen darin befindlichen Wohnungen. Bei den Heiz- und Warmwasserkosten wird zwischen Grundanteil und Verbrauchsanteil unterschieden. Wie die Kosten aufgeteilt werden, ist in der Heizkostenverordnung geregelt.
Kalte Betriebskosten
Unter der Überschrift „Kostenanteile“ erfolgt sodann zunächst eine Abrechnung der sogenannten (kalten) Betriebskosten: In der Spalte „Kostenarten“ werden die einzelnen auf Sie umgelegten Betriebskosten aufgelistet. Es folgt die Spalte „Angefallene Kosten“, in der für die einzelnen Betriebskostenarten die jeweiligen Gesamtkosten der Wirtschaftseinheit angegeben werden. In der nächsten Spalte wird sodann der „Rechenweg“ wiedergegeben, der letztlich zu dem in der letzten Spalte angegebenen Anteil führt, der auf die von Ihnen angemietete Wohnung entfällt.
Lesebeispiel: Wollen Sie den auf Ihre Wohnung entfallenden Grundsteueranteil nachvollziehen, so nehmen Sie den in der Spalte „angefallene Kosten“ stehenden Grundsteuergesamtbetrag, dividieren diesen durch die Gesamt-Hauptnutzfläche (Wohnfläche) der Wirtschaftseinheit. Den sich ergebenden Wert multiplizieren Sie mit der Hauptnutzfläche (Wohnfläche) Ihrer Wohnung. Als Ergebnis erhalten Sie den Anteil an der Grundsteuer der gesamten Immobilie, der auf die von Ihnen angemietete Wohnung entfällt.
Die Abrechnung der kalten Betriebskosten endet mit dem Ausweis der Summe der von Ihnen zu tragenden kalten Betriebskosten. Der Summe der tatsächlich „verursachten“ kalten Betriebskosten wird die Summe der von Ihnen laut Mietvertrag geschuldeten Betriebskostenvorauszahlungen gegenübergestellt. Berücksichtigen Sie auch hier bitte, dass wir auf der Basis der Soll-Vorauszahlungen abrechnen. Sollten Sie im Abrechnungszeitraum nicht die mietvertraglich geschuldeten Betriebskostenvorauszahlungen in voller Höhe erbracht haben, ist das Gesamtergebnis entsprechend den nicht geleisteten Vorauszahlungen zu korrigieren.
Heizkosten
Auch hier werden in der Spalte „angefallene Kosten“ alle Kosten aufgelistet, die für die gesamte Wirtschaftseinheit angefallen sind, wobei allerdings eine Aufteilung nach Verbrauchsanteil und Grundanteil vorgenommen wird. In der Spalte „Berechnung Ihres Anteils“ erfahren Sie, wie die Gesamtkosten auf die einzelnen Mieter umgelegt werden.
Rechenbeispiel: Beträgt der Verbrauchsanteil an den Heizkosten des Gebäudes 4.857,62 € und sind im gesamten Gebäude 32.296,00 Einheiten und in der von Ihnen gemieteten Wohnung 6.501,00 Einheiten gemessen worden, so berechnet sich Ihr Anteil an den Verbrauchskosten der Heizung wie folgt: Sie dividieren die gesamten Verbrauchskosten Heizung von 4.857,62 € durch 32.296,00 Einheiten. Den sich ergebenden Wert multiplizieren Sie mit 6.501,00 Einheiten. Im Ergebnis erhalten Sie so Ihren Verbrauchsanteil an den von Ihnen zu tragenden Heizkosten, im Rechenbeispiel also 977,81 €.